Die Zeit wird knapp

Die Frist für Beauftragungen von KHZF-Vorhaben endet 2024

Münster. Der Zeitraum für die Beauftragung von aus dem Krankenhauszukunftsfonds („KHZF“) geförderten Vorhaben läuft aus. Die hierbei einzuhaltenden Vorgaben sind komplex und betreffen insbesondere das Vergaberecht. Gerade für nicht-öffentliche Einrichtungen stellt die Durchführung eines Vergabeverfahrens meist ein unbekanntes Vorgehen dar, das mit vielen Stolpersteinen und potenziellen Fehlerquellen verbunden ist, die gegebenenfalls sogar zu einer Rückforderung von Fördermitteln durch den Zuwendungsgeber im Nachhinein führen können.

I. Zeitliche Rahmenbedingungen

Die Regelungen für die Digitalisierungsabschläge bei fehlender Verfügbarkeit / Nutzung der MUSS-Kriterien wurden gelockert und Abschläge drohen somit frühestens ab dem 31.12.2025. Nach der im vergangenen Jahr verabschiedeten „Digitalisierungs-Abschlagsvereinbarung“ wird in den Jahren 2025 und 2026 hierbei zunächst nur die Verfügbarkeit der digitalen Dienste berücksichtigt. Diese ist bereits dann zufriedenstellend – und somit „abschlagsverhindernd“ – vorhanden, wenn der jeweilige digitale Dienst „beauftragt“ worden ist und dies durch Belege nachgewiesen wurde.

Zwar bestimmen weder das Krankenhausfinanzierungsgesetz („KHG“), die Krankenhausstrukturfondsverordnung („KHSFV“) noch die Förderrichtlinie des Bundes eine verbindliche Frist, bis wann ein Vorhaben umgesetzt sein muss. Jedoch sind Krankenhäuser vor dem Hintergrund der Bewilligungszeiträume der einzelnen Bundesländer dazu angehalten, mit dem jeweiligen Vorhaben in der Regel bis spätestens 31.12.2024 zu beginnen.

Hiervon zu unterscheiden ist die ebenfalls länderspezifische Umsetzungsfrist. In Bayern müssen Vorhaben etwa vor dem 01.12.2025 abgeschlossen sein, damit die geforderten Schlussverwendungsnachweise bis spätestens zu diesem Stichtag erbracht werden können.

II. Einhaltung des Vergaberechts

Dabei gilt es zu beachten, dass bei allen KHZF-geförderten Beschaffungen die dem jeweiligen Zuwendungsbescheid zugrundeliegenden landesspezifischen Vergaberegelungen einzuhalten sind. Gerade für nicht-öffentliche Einrichtungen, die grundsätzlich nicht in den Anwendungsbereich des Vergaberechts fallen, stellt die Durchführung eines Vergabeverfahrens meist ein unbekanntes Vorgehen dar, das mit vielen Stolpersteinen und potenziellen Fehlerquellen verbunden ist.

Im Falle der Beschaffung staatlich geförderter Vorhaben ergibt sich jedoch in der Regel eine Pflicht zur Anwendung des Vergaberechts aus dem Zuwendungsbescheid. Die Vorgaben zur Anwendung des Vergaberechts können von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich streng ausfallen.

Z. B. unterscheiden die gegenwärtigen Vergabebestimmungen der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung in NRW („ANBest-P NRW“) etwa grob zwischen einem Auftragswert bis 5.000 € sowie Zuwendungen von mehr als 100.000 € bzw. 500.000 €. Darüber hinaus treffen die ANBest-P NRW weitere wertgrenzenbasierte Regelungen zu Verfahrenserleichterungen im Zwischenbereich wie beispielsweise der Möglichkeit von Verhandlungsvergaben oder Freihändige Vergaben bei einem Auftragswert von bis zu 25 000 Euro ohne Umsatzsteuer.

Übersteigt der geschätzte Nettoauftragswert für eine Liefer-/Dienstleistung den Wert von 221.000 €, kann durch die Eröffnung des sogenannten Oberschwerschwellenvergaberechts auch eine unionsweite Ausschreibung mit einer entsprechenden Veröffentlichungspflicht erforderlich sein.

Gerade im Bereich der IT-Vergabe handelt es sich häufig um Anschlussbeschaffungen. Die zu beschaffende Leistung muss sich in das bereits bestehende System des Auftraggebers einfügen, ohne hierbei Kompatibilitäts- oder Sicherheitsprobleme zu verursachen. Insbesondere im Gesundheitssektor besteht eine erhebliche Priorität an die beständige Funktionsfähigkeit eines Systems. In bestimmten Fällen kann es daher vergaberechtlich gestattet sein, ohne öffentliche Ausschreibung in direkte Verhandlungen mit einem Anbieter einzusteigen. Hierbei handelt es sich stets um begründungsbedürftige Einzelfälle.

Die Einhaltung des Vergaberechts ist deshalb für Auftraggeber von Bedeutung, weil Verstöße gegebenenfalls zu Erstattungspflichten gegenüber dem Zuwendungsgeber führen können.

Vor diesem Hintergrund ist jedes Krankenhaus gut beraten, sich zu Beginn der Vergabe und insbesondere bei komplexeren Beschaffungen mit allen relevanten Aspekten des Beschaffungsprozesses auseinanderzusetzen.

III. Fazit

Der Druck auf die Krankenhäuser bleibt hoch, denn alle mit den Vorhaben verbundenen Beauftragungen müssen soweit ersichtlich noch bis Ende 2024 erfolgen, um fördermittelkonform zu bleiben. Dabei zeigt die Praxis, dass die Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben im Beschaffungsprozess selbst für öffentliche Träger oft noch mit Unsicherheiten verbunden ist und/oder die vorhandenen Kapazitäten in der Regel nicht ausreichen. Die Zeit ist weiter knapp!

Quelle: Jörg Redmann und Max Herbort, CURACON GmbH

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