Wie Kliniken drohende Geldstrafen ab 2026 vermeiden
Viele psychiatrischen Krankenhäuser und Jugendpsychiatrien setzen weniger Personal ein als in der sogenannten „Personalausstattung Psychiatrie und Psychosomatik-Richtlinie“ (PPP-RL) vorgeschrieben. Bislang waren Verstöße gegen die Personalvorgaben für Kliniken folgenlos – zumindest finanziell. Denn die Sanktionen für solche Versäumnisse waren infolge der Pandemie zunächst ausgesetzt worden, um den Kliniken Zeit zu verschaffen, vorhandene Missstände zu beseitigen. Das ändert sich jetzt allerdings: Schon ab dem kommenden Jahr drohen Kliniken Geldstrafen, wenn sie die personellen Mindestanforderungen nicht erfüllen – und die können teuer werden.
Wie teuer sind Verstöße gegen die PPP-RL?
Während die Sanktionen für psychosomatische Kliniken zunächst weiter ausgesetzt bleiben, sieht der Gemeinsame Bundesausschuss (G-BA) für psychiatrische Kliniken ab 2026 bei Verstößen gegen die PPP-RL prozentual ansteigende Geldbußen vor, die sich am Gesamtbudget des betroffenen Hauses orientieren. Maßgeblich ist dabei, wie weit die Mindestvorgaben unterschritten werden, also wie viele Vollkraftstunden pro Berufsgruppe und Quartal im Verhältnis zu den Mindestvorgaben nicht geleistet werden. Um die Gesamthöhe der Geldbuße zu ermitteln, wird diese prozentuale Unterschreitung mit dem sogenannten Sanktionsfaktor 1,7 und im nächsten Schritt mit dem Quartalsbudget der Klinik multipliziert.
Einer Berechnung der Deutschen Gesellschaft für Kinder- und Jugendpsychiatrie, Psychosomatik und Psychotherapie (dgkjp) zufolge müsste beispielsweise eine psychiatrische Klinik mit 200 Betten, rund 2.600 Patienten und einem Quartalsbudget von 5 Millionen Euro bei Unterschreitung der Mindestvorgaben um 2,2 Prozent für das betreffende Quartal mehr als 180.000 Euro Strafe bezahlen. Bei einer größeren Klinik mit 500 Betten, mit 100 teilstationären Plätzen, 6.500 Patienten und einem Quartalsbudget von rund 16 Millionen Euro belaufe sich die Strafzahlung bei Unterschreitung der PPP-RL um 1,6 Prozent sogar auf über 430.000 Euro. In beiden Fällen wäre die mögliche Strafzahlung rund fünfmal so hoch wie die real eingesparten Personalkosten aus der Unterbesetzung.
PPP-RL-Sanktionen vermeiden in 5 Schritten
Die drohenden Sanktionen sind aber nicht nur in ihrer Höhe empfindlich. Sie greifen auch umgehend, sobald die Vorgaben in nur einem einzigen Quartal und nur in einer einzigen Berufsgruppe nicht erreicht wurden. Und zwar selbst dann, wenn auf das ganze Jahr verteilt alle vorgesehenen Stunden geleistet wurden. Höchste Zeit also für psychiatrische Kliniken, bestehende Personallücken zu schließen. Das ist angesichts des Fachkräftemangels allerdings oft gar nicht so einfach. Nicht immer hat die Nichteinhaltung der Personaluntergrenzen jedoch (nur) etwas mit einer personellen Unterbesetzung zu tun. Auch Faktoren wie falscher Personaleinsatz und ineffiziente Prozesse können eine Rolle spielen. Mit der folgenden Vorgehensweise können Kliniken ermitteln, wo genau die Ursachen der Nicht-Erfüllung der PPP-RL-Vorgaben liegen:
Schritt 1: Daten erheben
Für ein umfassendes Gesamtbild gilt es zunächst, aktuelle Zahlen und Daten zusammenzutragen: Abrechnungsdaten wie den §21-Datensatz, Auflistungen der Berechnungstage und alle an das IQTIG übermittelten Servicedokumente, dazu Dienstpläne sowie Profile der unterschiedlichen Berufsgruppen.
Schritt 2: Personaldaten auswerten
Diese Daten werden nun im Hinblick auf die Personalkosten des therapeutischen Personals und die erforderliche Personalbesetzung gemäß PPP-RL ausgewertet: Entsprechen die Einstufungen den Empfehlungen zur Eingruppierung des G-BA? Werden diese in der Dokumentation belegt? Sind alle Servicedokumente korrekt ausgefüllt? Wurden alle Berufsgruppen berücksichtigt?
Schritt 3: Dokumentation überprüfen
Die Ursachen für Defizite liegen oft in der Einstufung sowie der Erfassung und Übermittlung von daten begründet. Daher sollte in der Dokumentation stichprobenartig überprüft werden, ob zum Beispiel Behandlungsbereiche korrekt gewählt und belegt sind. Häufige Fallstricke sind hier der Wechsel zwischen Regel- und Intensivbehandlung sowie die tagesklinische Behandlung.
Schritt 4: Empfehlungen ableiten
Aus den Analysen können nun konkrete Handlungsempfehlungen abgeleitet werden. Diese können von spezifischen Schulungen des Personals bis hin zur kompletten Restrukturierung der Prozesse reichen.
Schritt 5: Maßnahmen umsetzen
Zu guter Letzt sollte sichergestellt werden, dass die identifizierten Handlungsempfehlungen auch umgesetzt werden. Denn wer durch die Vermeidung von Sanktionen die eigenen Erlöse sichert, sogt dafür letztlich auch für mehr Zufriedenheit im Team.
Autor: Sven Lohmann, Team-Leitung PEPP-Controlling consus.health – Part of Accenture
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