Datenqualität und strukturierte Prozesse
Controlling-Berichte finden oft wenig Beachtung, meist aufgrund unzureichender Datenqualität. Fehlende Datenvalidität kann zu Fehlinterpretationen oder gar falschen Entscheidungen führen – gleichzeitig wird das Vertrauen ins Controlling gemindert.
Um ein effektives und verlässliches Controlling zu gewährleisten, ist eine valide Datengrundlage essenziell. Doch wie lässt sich diese sicherstellen? Ein strukturierter Ansatz kann helfen, typische Stolpersteine zu vermeiden und eine fundierte Basis für eine präzise wirtschaftliche Steuerung zu schaffen.
Herausforderung im Controlling: Verlässliche Daten als Basis
Die Aufgabe des Controllings ist es, auf fundierten Daten ein aussagekräftiges Berichtswesen zu erstellen. Dafür müssen relevante Unternehmensdaten fristgerecht, vollständig und in hoher Qualität vorliegen. In der Praxis erschweren jedoch unvollständige oder fehlerhafte Daten die Analyse, führen zu ungenauen Berichten und schwächen das Vertrauen ins Controlling.
Strukturierter Monatsabschluss: Grundlage für Transparenz und Steuerung
Ein strukturierter Monatsabschluss verbessert die finanzielle Steuerung und Transparenz in Krankenhäusern. Er fungiert als „kleiner Jahresabschluss“ und bildet unterjährig alle Geschäftsvorfälle des Vormonats vollständig und periodengerecht ab. Ziel ist es, während des Geschäftsjahres einen präzisen Überblick über Aufwands-, Erlössituation sowie Vermögens- und Schuldverhältnisse zu gewinnen.
Damit eine verlässliche Datengrundlage für fundierte Entscheidungen und eine proaktive wirtschaftliche Steuerung entsteht, müssen alle relevanten Daten des Vormonats zu einem festen Stichtag vollständig und fehlerfrei im Controlling vorliegen.
Ein strukturierter Monatsabschluss schafft Transparenz über wichtige Kennzahlen und erkennt frühzeitig Abweichungen, sodass gezielte Maßnahmen rechtzeitig eingeleitet werden können. Zudem harmonisiert er externes und internes Rechnungswesen — essenziell für eine belastbare Unternehmenssteuerung.
Wichtige Bereiche der Standardisierung:
- Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung: zeitnahe Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten
- Anlagen- und Vorratsbuchhaltung: Bewertung von Anlagevermögen und Beständen
- Lohn- und Gehaltsbuchungen: korrekte Verbuchung aller Personalaufwendungen
- Steuern: Berücksichtigung steuerlicher Verpflichtungen
- Intercompany-Abstimmungen: unterjährige Harmonisierung konzerninterner Buchungen
- Management-Konsolidierung: Zusammenführung und Analyse von Finanzdaten
Bei beispielweise fehlenden Lieferantenrechnungen können kalkulatorische Buchungen genutzt werden, um Aufwand prospektiv zu erfassen. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben erhöht zudem die Effizienz und reduziert Fehlerquellen.
Voraussetzungen für einen strukturierten und vollständigen Monatsabschluss
- Klare Terminierung und Fristen
- Hohe Datenqualität und -verfügbarkeit
- Definierte Verantwortlichkeiten
- Standardisierte Prozesse
- Transparente Kommunikation und Abstimmung
- Geeignete IT-Systeme
- Unterjährige Kontrollen und Plausibilitätsprüfungen
Herausforderungen beim Monatsabschluss
Häufige Hindernisse beim Monatsabschluss sind unvollständige oder verspätete Daten, insbesondere bei Eingangsrechnungen. Fehlende Standardisierung und unzureichende Abstimmung zwischen Abteilungen führen zu Inkonsistenzen. Mangelnde Kommunikation erschwert insbesondere Intercompany-Buchungen und Abstimmungen.
Systemprobleme wie langsame IT oder unzureichende Ressourcen verlangsamen den Prozess. Unklare oder wechselnde Vorgaben machen die Arbeit zusätzlich schwierig. Ein strukturierter Monatsabschluss ist jedoch entscheidend für aussagekräftiges Reporting und proaktive Entscheidungen. Klare Prozesse und enge Zusammenarbeit sind unerlässlich.
Autoren: Martin Dietz, Senior Manager, Curacon GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, martin.dietz@curacon.de und Katharina Menacher, Senior Beraterin, Curacon GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, katharina.menacher@curacon.de
Eine ausführliche Version dieses Artikels lesen Sie in der Mai-Ausgabe der KU Gesundheitsmanagement
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