Strategische Planung der Transformation ist unerlässlich
Der Wechsel des Krankenhausinformationssystems ist eine komplexe Aufgabe, die angesichts der immer kürzer werdenden Zeitspanne für die Umsetzung erhebliche finanzielle und personelle Herausforderungen mit sich bringt. Um die effektive Implementierung des neuen Systems zu gewährleisten und die Risiken während des Systemwechsels zu minimieren, ist eine strategische Planung der Transformation unerlässlich. Im folgenden Beitrag werden die möglichen Herausforderungen, die bei einem solchen Systemwechsel auftreten können, zusammengefasst. Diese umfassen sowohl technische als auch organisatorische Aspekte, die sorgfältig berücksichtigt werden müssen, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen.
SAP wird die Lösung SAP Patient Management (IS-H) zum 31. Dezember 2030 einstellen. Der Grund dafür liegt in der strategischen Neuausrichtung von SAP hin zu modernen SAP S/4HANA-Technologien und Cloud-first-Strategien. Das ISH-Modul ist technisch stark mit der klassischen SAP ERP Central Component (ECC) verbunden. Aufgrund seiner fehlenden Cloud-Fähigkeit und des nicht modularen Aufbaus ist es nicht vollständig mit S/4HANA kompatibel.
Das hat zur Folge, dass auch das Cerner KIS i.s.h.med voraussichtlich ab 2025 nicht mehr weiterbetrieben wird. Die begrenzte Verfügbarkeit des Krankenhausinformationssystems i.s.h.med von Cerner stellt viele Kliniken, insbesondere Universitätskliniken, vor eine bedeutende Herausforderung. Diese Einrichtungen haben noch 5,5 Jahre Zeit, um ein alternatives Krankenhausinformationssystem (KIS) zu beschaffen und zu implementieren.
Der erste Schritt in diesem Prozess ist die Auswahl eines geeigneten KIS, das auch kompatibel mit den Anforderungen der Klinik übereinstimmt. Einige Kliniken müssen die Teilnahme an Ausschreibungsverfahren berücksichtigen, sofern der Schwellenwert für die Anschaffung eines neuen KIS im Rahmen der Vergabeverfahren überschritten wird. Eine europaweite Ausschreibung kann je nach Verfahrensart, interner Vorbereitung und Komplexität der Anforderungen bis zu einem Jahr dauern. Zudem muss das neue KIS die Kriterien der Fördertatbestände des Krankenhauszukunftsgesetzes erfüllen.
Nach Abschluss der Ausschreibung und der Auswahl eines geeigneten Anbieters folgt die Implementierung des neuen KIS in den jeweiligen Kliniken. Die Dauer dieser Implementierung hängt stark von der Größe der Klinik, dem gewählten System, der Datenmigration, dem Funktionsumfang und der internen Vorbereitung ab. Je nach Größe der Klinik bzw. Klinikverbünden kann die Implementierungsdauer bis zu 36 Monate betragen.
Ein entscheidender Schritt bei der Implementierung des neuen Systems ist die Schulung des medizinischen Personals, die in der Regel während des Regelbetriebs durchgeführt wird. Eine effektive Schulung ist besonders wichtig, um die medizinische Dokumentation kontinuierlich zu gewährleisten und das sichere Gefühl im Umgang mit dem neuen System im Rahmen des Changemanagements gezielt zu fördern. Die IT-Transformation ist ein mehrjähriger Prozess und stellt die Krankenhäuser insbesondere bei der Aufrechterhaltung des Regelbetriebs vor große personelle und finanzielle Herausforderungen.
Die Kliniken stehen in allen Phasen bei der Anschaffung und Implementierung des neuen Systems vor einigen Herausforderungen. Von der Ausschreibung bis zur Implementierung und anschließender Befähigung des medizinischen Personals müssen Personal und Finanzmittel bereitgestellt werden. Diese Anforderungen sind angesichts des Personalmangels und der Liquiditätsprobleme besonders herausfordernd und können die Existenz der Kliniken gefährden. Kliniken haften für fehlerhafte medizinische Dokumentation, die im Zuge eines Systemwechsels entstehen kann, und müssen sicherstellen, dass alle Prozesse ordnungsgemäß angepasst und überwacht werden.
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, benötigen die Kliniken eine Strategie, die Effektivität und Effizienz in allen Phasen des KIS-Wechsels berücksichtigt. Neben dem Wechsel des KIS brauchen die Kliniken eine Gesamtdigitalisierungsstrategie, um die Interoperabilität des neuen KIS-Systems mit verschiedenen digitalen Anwendungen wie der Telematikinfrastruktur zu gewährleisten.
Autor: Yusuf Bicen, Assistant Manager, KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Erscheinungstermin: KU Gesundheitsmanagement 07/2025
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